ไขข้อสงสัย! ระบบ VMS (Visitor Management System) คืออะไร?

หลายสถานที่เมื่อต้องมีบุคคลภายนอกเข้ามาติดต่อ การรักษาความปลอดภัยถือเป็นสิ่งที่มองข้ามไม่ได้เด็ดขาด ด้วยเหตุนี้ระบบ VMS หรือระบบจัดการผู้มาติดต่อ จึงเข้ามามีบทบาทสำคัญอย่างมาก เราขอพามาทำความรู้จักอย่างละเอียดว่า VMS คืออะไร? มีฟีเจอร์สำคัญและประโยชน์ต่อผู้ใช้งานด้านไหนบ้าง? เพื่อการตัดสินใจที่เหมาะสมถูกต้องกับทุกสถานที่

ระบบ Visitor Management System (VMS) คืออะไร?

ระบบ VMS ย่อมาจาก Visitor Management System คือ ระบบดูแลจัดการกับผู้ที่เข้ามาติดต่อแบบครบวงจรตั้งแต่การลงทะเบียน การบันทึกข้อมูลต่าง ๆ เช่น ข้อมูลบัตรประชาชน เวลาเข้า-ออก การแจ้งเตือนไปยังบุคคลในออฟฟิศ การรายงานเหตุการณ์แบบเรียลไทม์ เป็นต้น ซึ่งข้อมูลเหล่านี้จะถูกบันทึกเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์หรือผ่าน Cloud ออนไลน์ หากมีเหตุไม่คาดฝันใดเกิดขึ้นก็สามารถนำออกมาใช้เป็นหลักฐานได้ สร้างความปลอดภัยและความมั่นใจให้กับทั้งตัวสถานที่และบุคคลผู้เข้ามาติดต่อ

ดังนั้นหากจะบอกว่า VMS คือ เทคโนโลยีซอฟต์แวร์เกี่ยวกับระบบบริหารจัดการอีกตัวที่ช่วยสร้างความปลอดภัย เพิ่มความน่าเชื่อถือ เสริมภาพลักษณ์ให้กับองค์กรหรืออาคารสถานที่ดังกล่าว ไปจนถึงการสร้างความประทับใจ ความสะดวกสบายให้กับผู้มาเยี่ยมเยียนติดต่อคงไม่ใช่เรื่องผิดเท่าใดนัก

ฟีเจอร์สำคัญของระบบ VMS

เมื่อรู้จักกันไปแล้วว่า VMS System คือผู้ช่วยชั้นยอดของอาคารสถานที่ต่าง ๆ เพื่อช่วยบริหารจัดการกับผู้มาติดต่อ แต่เพื่อสร้างความมั่นใจก่อนเลือกใช้ลองมาศึกษาฟีเจอร์สำคัญกันต่อได้เลยว่ามีอะไรที่ตอบโจทย์การใช้งานบ้าง

1. การลงทะเบียนผู้มาติดต่อแบบอัตโนมัติ

ฟีเจอร์แรกของระบบ Visitor Management System คือการให้ผู้ที่มาติดต่อสามารถลงทะเบียนแบบอัตโนมัติได้อย่างง่ายดายผ่านเครื่องมือที่ติดตั้งไว้ เช่น แท็บเล็ต หรือตู้คีออส ซึ่งตัวเครื่องมือจะมีสิ่งที่ระบุเอาไว้ให้ผู้ติดต่อทำการกรอกรายละเอียดลงไปได้เลย เช่น ข้อมูลส่วนตัว เหตุผลของการเข้าพบ ทะเบียนรถ เป็นต้น จากนั้นระบบก็จะบันทึกข้อมูลของบุคคลดังกล่าวไว้

2. การสแกนบัตรประชาชน / เอกสารต่าง ๆ

เพื่อเพิ่มความปลอดภัยให้กับอาคารสถานที่ บุคลากร และป้องกันการสูญหายของบัตรหรือเอกสารส่วนตัว ฟีเจอร์สแกนบัตรประชาชน สแกนเอกสารต่าง ๆ เช่น ใบขับขี่ เอกสารขอเข้าใช้พื้นที่ ฯลฯ ของ VMS System จึงเป็นวิธีที่น่าประทับใจมาก ซึ่งระบบที่ใช้งานส่วนมากจะเป็นการถ่ายภาพบัตรผ่านกล้องหรือการสแกนข้อมูลในบัตรและเอกสารเพื่อบันทึกข้อมูล

3. ระบบแจ้งเตือนเจ้าหน้าที่ / พนักงาน

เพื่อสร้างความสะดวกให้กับทั้ง 2 ฝ่าย VMS Software จะมีระบบแจ้งเตือนให้กับเจ้าหน้าที่ หรือพนักงานที่เกี่ยวข้องกับผู้มาติดต่อทราบ ช่วยลดความยุ่งยากและเพิ่มความรวดเร็วในการพบเจอกันมากขึ้น อีกทั้งยังเป็นวิธีเพิ่มความปลอดภัยกรณีพนักงานคนดังกล่าวไม่ได้มีการนัดหมายกับ Visitor ไว้ ก็สามารถแจ้งกลับมาที่ฝ่ายดูแลอาคารสถานที่ได้ทันที

4. บันทึกเวลาเข้า-ออก

หากบอกว่านี่คือฟีเจอร์พื้นฐานของ Visitor Management System (VMS) ก็คงไม่ผิดเท่าไหร่นัก เมื่อมีการสแกนบัตรและผ่านประตูทางเข้ามาเรียบร้อย ระบบจะทำการบันทึกเวลาเข้าอัตโนมัติ จากนั้นเมื่อทำธุระเสร็จสิ้น คืนบัตรหรือสแกน QR Code ออก ระบบก็บันทึกเวลาออกอัตโนมัติเช่นกัน เหตุผลสำคัญเพื่อใช้เป็นหลักฐานยืนยันตัวตนว่าในช่วงเวลาดังกล่าวผู้ที่มาติดต่ออยู่ในอาคารนี้จริงและใช้เป็นหลักฐานยืนยันหากมีเหตุการณ์ไม่คาดฝันเกิดขึ้น

5. การพิมพ์บัตร Visitor

การพิมพ์บัตร Visitor หรือสร้าง QR Code ให้กับ Visitor ขึ้นอยู่กับซอฟต์แวร์ที่เลือกใช้เป็นอีกฟีเจอร์เพิ่มความสะดวกให้กับผู้มาติดต่อ ไม่ต้องใช้บัตรวนเหมือนกับยุคก่อน และยังช่วยเสริมภาพลักษณ์ ความทันสมัยให้กับอาคารสถานที่แห่งนั้นอีกด้วย

6. การเก็บประวัติการเข้า-ออก

ฟีเจอร์สุดท้ายที่อยากแนะนำของ (VMS) Visitor Management System นั่นคือการเก็บประวัติเข้า-ออกของ Visitor ทุกคนตั้งแต่ข้อมูลที่กรอก ภาพการสแกนบัตร เอกสารต่าง ๆ บุคคลที่จะติดต่อด้วย ไปจนถึงเวลาเข้าและออกจากสถานที่ โดยข้อมูลทั้งหมดถูกบันทึกเอาไว้ในคอมพิวเตอร์ หรือเก็บผ่านช่องทางออนไลน์ขึ้นอยู่กับระบบที่เลือกใช้

ประโยชน์ของการใช้ระบบ VMS (Visitor Management System)

การนำระบบ Visitor Management System เข้ามาใช้งานจะช่วยสร้างประโยชน์ให้กับหลายฝ่ายไม่ว่าจะเป็นผู้ดูแลบริหารอาคารสถานที่ บุคลากรในสถานที่นั้น ๆ รวมถึงตัวของผู้มาติดต่อเองด้วย โดยสามารถสรุปได้ ดังนี้

1. เพิ่มความปลอดภัยภายในองค์กร

ทั้งการรับรู้ล่วงหน้าว่ามีใครมาติดต่อกับบุคลากรในองค์กร ไปจนถึงการบันทึกข้อมูลต่าง ๆ ไว้ครบถ้วนทั้งชื่อ-สกุล บัตรประชาชน เอกสารสำคัญ เวลาเข้า-ออก ประวัติการเข้าออก สามารถใช้เป็นหลักฐานเพิ่มเติมในอนาคตได้

2. ลดภาระงานของเจ้าหน้าที่ต้อนรับ

ด้วยระบบ VMS คือการนำเทคโนโลยีซอฟต์แวร์เข้ามาใช้ ซึ่งตัวซอฟต์แวร์ดังกล่าวถูกลงโปรแกรมไว้ครบถ้วนแล้ว มีระบบอัตโนมัติในหลายด้านที่ Visitor สามารถดำเนินการเองได้ จึงลดภาระความยุ่งยากของฝ่ายต้อนรับ ไม่ต้องแลกบัตร ไม่ต้องเขียนบันทึกข้อมูล หรือแม้แต่การจดจำว่าแต่ละช่วงเวลามี Visitor คนไหนเข้ามาทำธุระบ้าง

3. เพิ่มความเป็นมืออาชีพให้กับองค์กร

เมื่อมีการนำระบบอันแสนทันสมัยเข้ามาใช้งานย่อมสร้างความเป็นมืออาชีพ เสริมภาพลักษณ์และความน่าเชื่อถือให้กับองค์กรของคุณมากขึ้น ตรงจุดนี้เป็นประโยชน์ที่องค์กรจะได้รับทางอ้อมกลับไป เช่น การจดจำ การกลับมาซื้อหรือใช้บริการซ้ำ การบอกต่อ อาจเรียกว่าเป็นอีกเทคนิคทางการตลาดที่ดีคงไม่ผิดนัก

4. ช่วยให้การตรวจสอบย้อนหลังเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

กรณีที่ต้องมาตรวจสอบย้อนหลังในช่วงเวลาต่าง ๆ ว่ามีบุคคลใดเข้ามาอยู่ภายในบริเวณอาคารสถานที่บ้างก็สามารถเช็กได้อย่างง่ายดาย เพราะระบบ Visitor Management System มีการบันทึกข้อมูลทั้งหมดไว้อย่างละเอียด สะดวก รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพสูงแน่นอน

5. สอดคล้องกับนโยบายด้านความปลอดภัยและ PDPA

มั่นใจได้เลยว่า VMS System ดำเนินการภายใต้เงื่อนไขที่สอดคล้องกับนโยบายด้านความปลอดภัยและเป็นไปตามกฎข้อบังคับ PDPA จึงไม่มีเรื่องไหนให้ต้องกังวลใจสำหรับทุกฝ่าย

ระบบ VMS ของ Silverman ดียังไง?

หากคุณกำลังมองหาตัวเลือกของระบบ VMS ที่มีประสิทธิภาพ ตอบโจทย์การใช้งานได้อย่างครอบคลุม นี่คือข้อดีของระบบ VMS Software จาก Silverman

• ลดการสัมผัส และการติดต่อระหว่างบุคคลด้วยการเก็บข้อมูลผ่าน Cloud ไม่ต้องแลกบัตรให้ยุ่งยาก

• รองรับระบบการอ่านบัตรทั่วไป ลูกบ้านหรือผู้ใช้สถานที่ประจำสามารถใช้บัตรเดิมเพื่อเข้า-ออกพื้นที่ได้ตามปกติ

• VMS ของ Silverman มาพร้อมระบบ LPR (License Plate Recognition) เพิ่มความปลอดภัย ช่วยควบคุมการเข้าออกของยานพาหนะแบบอัตโนมัติ มีการแจ้งเตือนฉุกเฉิน

• ตรวจสอบผู้ที่มาติดต่อผ่านสมาร์ตโฟนของตนเองได้ทุกเวลา

• ระบบแจ้งเตือนลูกบ้านหรือนิติบุคคลเมื่อมี Visitor มาติดต่อตามจุดต่าง ๆ ของสถานที่ รวมถึงแจ้งเตือนบุคคลต้องเฝ้าระวังหากเข้ามาภายในโครงการหรืออาคาร

• ใช้งานผ่าน Silverman App ได้หลายฟีเจอร์ เช่น ควบคุมไม้กั้นหน้าโครงการ

• สร้างรายงานสำหรับผู้บริหารได้อัตโนมัติ และติดตามผลการดำเนินงานด้านความปลอดภัยได้รวดเร็วแบบเรียลไทม์

• ลดต้นทุนการดำเนินงาน เช่น สมุดเยี่ยมชม กระดาษ ปากกา และ ลดความผิดพลาดที่อาจเกิดค่าใช้จ่ายตามมาในองค์กรณ์

• ช่วยในการวางแผนด้านความปลอดภัยและวิเคราะห์แนวโน้มการเข้าออกของผู้มาเยือน พร้อมการบริหารงานของเจ้าหน้าที่รักษาความปลอภัย

• ลดจำนวนเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัยได้ (ในบางหน่วยงาน)

• ข้อมูลผู้มาเยือนจัดเก็บเป็นระบบ ค้นหาง่ายมากขึ้น

• สามารถดูสถิติการเข้าออกรายวัน รายเดือนได้

ระบบ VMS เหมาะกับใคร?

ระบบ VMS หรือ Visitor Management System เหมาะกับหลายสถานที่ที่ต้องมีบุคคลภายนอกเข้ามาติดต่ออยู่ตลอด เช่น โครงการบ้านจัดสรร คอนโด อพาร์ตเม้นท์ โรงแรม รีสอร์ต ห้างร้าน โรงเรียน โรงพยาบาล คลินิกสถานที่ราชการ อาคารสำนักงาน โรงงานอุตสาหกรรม องค์กรขนาดกลางและขนาดใหญ่ ฯลฯ

VMS System คือ ระบบบริหารจัดการที่ตอบโจทย์กับทุกสถานที่ซึ่งมีบุคคลภายนอกเข้ามาติดต่ออยู่ตลอด เพิ่มความปลอดภัย ความน่าเชื่อถือ ลดความเสี่ยงต่อเหตุการณ์ไม่คาดฝันได้อย่างดี ที่สำคัญ Visitor Management System ราคาไม่แพงอย่างที่คิด คุ้มค่าการลงทุนแน่นอน หากธุรกิจของคุณกำลังมองหาตัวช่วยดี ๆ แบบนี้อยู่ Silverman พร้อมเป็นคำตอบ และไม่ใช่แค่ระบบ VMS เท่านั้น เพราะ Silverman ยังมีความครบวงจรในด้านการบริหารจัดการนิติบุคคล เช่น ระบบติดตามหนี้ ระบบเก็บค่าส่วนกลาง โปรแกรมบัญชีนิติบุคคล โปรแกรมบริหารงานนิติบุคคล และอีกมากมาย สบายใจไร้กังวล สามารถดูรีวิวจากลูกค้าของเราก่อนตัดสินใจได้เลย