องค์ประชุมไม่ครบ ปัญหาที่แก้ได้ด้วยการประชุมออนไลน์

ทุกปีนิติบุคคลต้องจัดประชุมใหญ่สามัญประจำปีอย่างน้อยหนึ่งครั้ง มีวาระสำคัญรออยู่ ทั้งการอนุมัติงบประมาณ เลือกกรรมการชุดใหม่ หรือพิจารณาปรับค่าส่วนกลาง แต่ปัญหาที่เกิดขึ้นซ้ำในหลายโครงการคือถึงวันจริง ลูกบ้านมาไม่ครบองค์ประชุม ทุกอย่างที่เตรียมมาต้องหยุดชะงัก และต้องเริ่มนัดหมายใหม่ทั้งหมด

เหตุการณ์แบบนี้ไม่ได้เกิดเพราะลูกบ้านไม่สนใจโครงการที่ตัวเองอยู่ แต่เพราะรูปแบบการประชุมแบบเดิมมีข้อจำกัดที่แก้ไม่ได้ด้วยการส่งหนังสือเชิญซ้ำหรือติดประกาศเพิ่ม

องค์ประชุม คือ อะไร และกฎหมายกำหนดไว้อย่างไร

องค์ประชุม คือจำนวนเจ้าของร่วมขั้นต่ำที่ต้องมาร่วมประชุมเพื่อให้การลงมติมีผลทางกฎหมาย ตามพระราชบัญญัติอาคารชุด การประชุมใหญ่สามัญประจำปีต้องมีเจ้าของร่วมมาประชุมไม่น้อยกว่า 1 ใน 4 ของจำนวนคะแนนเสียงทั้งหมด

ถ้าไม่ครบในรอบแรก กฎหมายให้เลื่อนออกไปอีก 15 วัน แล้วนัดประชุมใหม่ โดยรอบที่สองไม่มีข้อกำหนดองค์ประชุมขั้นต่ำ ฟังดูเหมือนมีทางออก แต่ในทางปฏิบัติการนัดประชุมรอบสองหมายถึงค่าใช้จ่ายเพิ่ม เวลาที่เสียไป และวาระที่ถูกดองต่อไปอีกอย่างน้อยครึ่งเดือน นิติบุคคลต้องส่งหนังสือเชิญใหม่ จองสถานที่ใหม่ และประสานงานกับทุกฝ่ายตั้งแต่ต้น ซึ่งเป็นภาระที่หลายโครงการพยายามหลีกเลี่ยง

• รายละเอียดข้อกำหนดทางกฎหมายอาจแตกต่างกันตามประเภทนิติบุคคล ควรตรวจสอบกับผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายอสังหาริมทรัพย์สำหรับกรณีเฉพาะ

ทำไมองค์ประชุมไม่ครบถึงเป็นปัญหาใหญ่ของนิติบุคคล

สาเหตุที่ลูกบ้านไม่มาประชุมไม่ได้ซับซ้อน คอนโดในกรุงเทพฯ หลายแห่งมีเจ้าของที่ซื้อไว้ลงทุนและปล่อยเช่า เจ้าของตัวจริงอาจอยู่ต่างจังหวัดหรือต่างประเทศ การเดินทางมาร่วมประชุมหนึ่งครั้งมีต้นทุนที่หลายคนมองว่าไม่คุ้ม บางรายได้รับหนังสือเชิญแต่ติดภาระงาน บางรายคิดว่าขาดได้เพราะไม่แน่ใจว่าเสียงของตัวเองจะมีผลต่อที่ประชุม

ผลที่ตามมาไม่ใช่แค่ความล่าช้า วาระที่ต้องรอผลการประชุมส่งผลต่อการบริหารโครงการทั้งปี งบประมาณที่ไม่ได้รับอนุมัติทำให้ไม่สามารถเริ่มงานซ่อมบำรุงได้ กรรมการที่ยังไม่ได้รับการเลือกตั้งทำให้การตัดสินใจในเรื่องสำคัญขาดฐานอำนาจทางกฎหมายที่ชัดเจน และในบางกรณีโครงการต้องดำเนินการโดยคณะกรรมการชุดเดิมที่หมดวาระแล้ว ซึ่งสร้างความไม่แน่นอนให้กับทั้งลูกบ้านและนิติบุคคลเอง

มอบฉันทะคืออะไร และช่วยแก้ปัญหาองค์ประชุมได้ไหม

มอบฉันทะ คือการที่เจ้าของร่วมซึ่งไม่สามารถมาประชุมได้ มอบสิทธิ์ให้บุคคลอื่นมาลงคะแนนแทน คนที่ได้รับมอบฉันทะนับเป็นองค์ประชุมได้ตามกฎหมาย ซึ่งหมายความว่าถ้าโครงการรวบรวมใบมอบฉันทะได้เพียงพอ ปัญหาองค์ประชุมไม่ครบก็หมดไป

แต่ในทางปฏิบัติกระบวนการมอบฉันทะแบบกระดาษมีปัญหาของตัวเอง ต้องพิมพ์แบบฟอร์ม กรอกข้อมูล หาพยาน ส่งคืนมาที่นิติบุคคลก่อนวันประชุม แต่ละขั้นตอนเพิ่มโอกาสที่เจ้าของจะละเลยหรือทำไม่ทัน บางโครงการพยายามแก้ปัญหาด้วยการให้เจ้าหน้าที่โทรติดตามทีละห้อง ซึ่งใช้ทรัพยากรมากและก็ยังได้ผลไม่สม่ำเสมอ โครงการที่บริหารจัดการด้วยระบบนิติบุคคลครบวงจรอาจจัดการได้ดีกว่า แต่ปัญหาพื้นฐานของขั้นตอนกระดาษก็ยังอยู่

การประชุมใหญ่สามัญประจำปีผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ คืออะไร

E-AGM หรือการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ คือการจัดประชุมออนไลน์ที่เจ้าของร่วมเข้าร่วมได้จากทุกที่ผ่านอุปกรณ์ใดก็ได้ที่มีอินเทอร์เน็ต รูปแบบนี้ถูกรองรับตามพระราชกำหนดว่าด้วยการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2563 ซึ่งอนุญาตให้การประชุมของทั้งภาครัฐและเอกชนจัดขึ้นผ่านระบบออนไลน์ได้ โดยต้องเป็นไปตามมาตรฐานที่กำหนด

ตัวเลขจากตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทยปี 2566 ชี้ให้เห็นว่าบริษัทจดทะเบียน 577 แห่ง จากทั้งหมด 753 แห่ง หรือประมาณ 77% เลือกจัดประชุมในรูปแบบ E-AGM เต็มรูปแบบ และอีก 7% ใช้รูปแบบ Hybrid ผสมระหว่างออนไลน์และออนไซต์ ตัวเลขนี้สะท้อนว่า E-AGM ไม่ได้อยู่ในช่วงทดลองอีกต่อไปแล้ว แต่กลายเป็นรูปแบบหลักที่ภาคธุรกิจไทยยอมรับและใช้จริง แม้ตัวเลขดังกล่าวจะมาจากบริษัทจดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์ แต่พระราชกำหนดฉบับเดียวกันนี้ก็ใช้บังคับกับการประชุมของนิติบุคคลอาคารชุดและหมู่บ้านจัดสรรด้วย

Silverman FoQus แก้ปัญหาองค์ประชุมไม่ครบได้อย่างไร

Silverman FoQus เป็นระบบ E-AGM ที่พัฒนาร่วมกับ Quidlab ซึ่งได้รับการรับรองถูกต้องตามกฎหมาย รองรับการประชุมของนิติบุคคลอาคารชุดและหมู่บ้านจัดสรร โดยตอบปัญหาองค์ประชุมไม่ครบตรงจุดในสามเรื่องหลัก

เข้าร่วมประชุมได้จากทุกที่ โดยไม่ต้องโหลดแอป

ผู้เข้าร่วมเพียงเปิดลิงก์ที่ได้รับทาง browser บนอุปกรณ์ใดก็ได้ ไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมเพิ่มเติม เจ้าของที่อยู่ต่างจังหวัดหรือต่างประเทศเข้าร่วมได้เหมือนกับคนที่อยู่ในโครงการ ระบบรองรับผู้เข้าร่วมได้สูงสุด 10,000 คนพร้อมกัน ซึ่งเกินพอสำหรับโครงการที่พักอาศัยทุกขนาด

มอบฉันทะออนไลน์ผ่าน Silverman App

แทนที่จะต้องพิมพ์แบบฟอร์มและส่งคืนมาที่นิติบุคคล เจ้าของร่วมมอบฉันทะผ่านแอปได้เลย ลดขั้นตอนที่ทำให้คนละเลย และเพิ่มโอกาสที่โครงการจะรวบรวมองค์ประชุมได้ครบก่อนวันประชุม นิติบุคคลสามารถติดตามสถานะการมอบฉันทะได้แบบ real time โดยไม่ต้องรอนับกองกระดาษในวันก่อนประชุม

นับคะแนน E-Vote แบบ real time พร้อม log ครบถ้วน

ผลคะแนนแสดงทันทีหลังปิดการลงคะแนน ระบบบันทึก log ไว้ครบถ้วนตามที่กฎหมายกำหนด ไม่มีความผิดพลาดจากการนับมือหรือนับบัตร และสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ รองรับการลงคะแนนทั้งแบบเปิดเผยและลับตามที่แต่ละวาระกำหนด

ระบบ E-AGM ต้องมีอะไรบ้างตามกฎหมาย และ Silverman FoQus รองรับครบไหม

ตามคู่มือการจัดประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ของสำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (ETDA) ระบบที่ใช้ต้องผ่านมาตรฐานด้านความมั่นคงปลอดภัยสารสนเทศ ครอบคลุมตั้งแต่การเข้ารหัสข้อมูล การพิสูจน์ตัวตน ไปจนถึงการเก็บข้อมูลเสียงและภาพเพื่อเป็นหลักฐานทางกฎหมาย โดยมีข้อกำหนดหลัก 5 ด้านที่ระบบต้องรองรับ ได้แก่ การยืนยันตัวตนผู้เข้าร่วมก่อนเข้าประชุม การสื่อสารด้วยเสียงและภาพตลอดการประชุม การให้ผู้เข้าร่วมเข้าถึงเอกสารได้ระหว่างประชุม การลงคะแนนทั้งแบบเปิดเผยและลับ และการบันทึกการประชุมพร้อม log ข้อมูลจราจรอิเล็กทรอนิกส์ครบถ้วน นอกจากนี้ยังต้องมีมาตรฐาน cybersecurity ตาม ISO/IEC 27001 เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลของผู้เข้าร่วมจะไม่ถูกละเมิด

นอกจากนี้ยังต้องมีมาตรฐาน cybersecurity ตาม ISO/IEC 27001 เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลของผู้เข้าร่วมจะไม่ถูกละเมิด

Silverman FoQus รองรับข้อกำหนดทั้งหมดข้างต้น โดยพัฒนาร่วมกับ Quidlab ที่ได้รับการรับรองถูกต้องตามกฎหมาย ผู้เข้าร่วมสามารถยืนยันตัวตน ลงคะแนน E-Vote ทั้งแบบเปิดเผยและลับ และระบบบันทึกวิดีโอตลอดการประชุมพร้อม log ตามที่ พรก. กำหนด นิติบุคคลที่ใช้ FoQus ยังได้รับการสนับสนุนจากเจ้าหน้าที่ตลอดการประชุม เพื่อให้การจัดการแต่ละวาระดำเนินไปได้ราบรื่น

สรุป

ปัญหาองค์ประชุมไม่ครบเกิดขึ้นซ้ำๆ เพราะรูปแบบการประชุมแบบเดิมมีข้อจำกัดด้านระยะทางและกระบวนการที่ยุ่งยาก การประชุมออนไลน์นำอุปสรรคเหล่านั้นออกไปได้จริง เจ้าของที่อยู่ไกลไม่ต้องเดินทาง มอบฉันทะทำได้ผ่านมือถือ คะแนนนับอัตโนมัติและไม่มีข้อผิดพลาด ทั้งหมดนี้อยู่ภายใต้กรอบกฎหมายที่ชัดเจนและได้รับการยืนยันจากตัวเลขการใช้งานจริงในประเทศไทย

สำหรับโครงการที่กำลังวางแผนเปลี่ยนจากรูปแบบเดิมมาเป็นออนไลน์ การมีระบบที่รองรับทั้งงานบัญชีและการประชุมในแพลตฟอร์มเดียวกันช่วยลดงานประสานงานและลดโอกาสที่ข้อมูลจะสลับกันระหว่างระบบได้มาก โครงการที่ใช้ Silverman FoQus สามารถจัดการทั้งการส่งหนังสือเชิญ รับมอบฉันทะออนไลน์ และนับคะแนนได้ในระบบเดียวกับที่ใช้บริหารงานนิติบุคคลอยู่ทุกวัน สนใจดูรายละเอียดได้ที่ silverman.app หรือโทร 08-1442-6888