เมื่อรู้จักกันไปแล้วในระดับหนึ่งว่านิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรรคืออะไร ทำหน้าที่แบบไหนบ้าง เรามาดูเหตุผลที่ทุกโครงการบ้านจัดสรรจำเป็นต้องมีการจัดตั้งนิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรรกันเล็กน้อย เพื่อที่เราจะได้เห็นความสำคัญและทำการเลือกกรรมการนิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรรอย่างถูกต้องเหมาะสม

1. สร้างความสงบเรียบร้อยและช่วยอำนวยความสะดวกให้กับคนในหมู่บ้าน
ในกรณีที่ลูกบ้านต้องการร้องเรียนหรือต้องการคำแนะนำ ขอความช่วยเหลือใด ๆ การมีคณะกรรมการนิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรรจะคอยให้ความช่วยเหลือและอำนวยความสะดวกที่ประเมินแล้วว่าสามารถดำเนินการได้ตามเหมาะสม ทำให้หมู่บ้านอยู่อย่างสงบสุข

2. ดูแลทรัพย์สินส่วนกลางของหมู่บ้าน ทำให้น่าอยู่ ไม่ทรุดโทรม
กรรมการหมู่บ้านจัดสรรหน้าที่สำคัญคือต้องคอยดูแลทรัพย์สินส่วนกลางต่าง ๆ ของหมู่บ้าน เพื่อให้ยังคงใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้หมู่บ้านยังคงดูน่าอยู่ ไม่เก่าหรือทรุดโทรม ส่งผลต่อภาพลักษณ์และชื่อเสียงของโครงการและคนในหมู่บ้าน

3. เพิ่มความปลอดภัยในการใช้ชีวิตของผู้อยู่อาศัย
การดูแลรักษาความปลอดภัยตลอด 24 ชั่วโมงถือเป็นพื้นฐานที่นิติบุคคลหมู่บ้านต้องมีการจัดการดูแลอยู่แล้ว แต่ยังรวมถึงกรณีเพิ่มเติมอื่น ๆ เช่น การรับฟังปัญหาของลูกบ้านแล้วนำไปปรับปรุงแก้ไข ซึ่งจะช่วยสร้างความมั่นใจต่อการอยู่อาศัยมากขึ้น

4. บริหารจัดการเงินส่วนกลางอย่างโปร่งใส
การบริหารจัดการเงินส่วนกลางเป็นอีกหน้าที่ของนิติบุคคลที่ต้องแสดงให้ลูกบ้านทุกคนเห็นว่าเงินส่วนกลางที่พวกเขาจ่ายแต่ละเดือนหรือแต่ละปีถูกนำไปใช้พัฒนาในด้านใดบ้าง ช่วยสร้างความโปร่งใสและทำให้ลูกบ้านได้รับประโยชน์จากเงินส่วนดังกล่าวอย่างคุ้มค่า

การจัดตั้งนิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรร คือ การคัดเลือกบุคคลที่จะเข้ามาทำหน้าที่คอยดูแล บริหารจัดการเรื่องต่าง ๆ ภายในหมู่บ้าน เพื่อให้ลูกบ้านอยู่อาศัยได้อย่างมีความสุข ปกติแล้วกฎหมายนิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรร ผู้ที่อยู่ในตำแหน่งนิติบุคคลจะมีวาระครั้งละ 2 ปี จากนั้นจึงต้องทำการเลือกใหม่ และหากถามว่ากรรมการนิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรรมีกี่คน จะต้องมีไม่น้อยกว่า 5 คน และไม่เกิน 15 คน ซึ่งขั้นตอนการจัดตั้งนิติบุคคลหมู่บ้านตามระเบียบคณะกรรมการจัดสรรที่ดินกลางว่าด้วยการโอนสาธารณูปโภคให้แก่นิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรร พ.ศ. 2559 ดำเนินการได้ ดังนี้

1. กำหนดระยะเวลาในการยื่นคำขอ
ต้องมีการกำหนดระยะเวลาเพื่อยื่นคำขอไม่เกิน 30 วัน หลังจากที่ประชุมผู้ซื้อมีมติ โดยผู้จัดสรรที่ดินต้องจัดเตรียมสถานที่ประชุมและบัญชีรายชื่อลูกบ้าน อาจว่าจ้างบุคคล / บริษัทที่รับจัดตั้งนิติบุคคลอย่างเช่นบริการจัดตั้งนิติบุคคลจาก Silverman มาดำเนินการเพื่อความสะดวก หรือบางโครงการก็สามารถจัดตั้งบุคคลเพื่อดำเนินการก็ได้เช่นกัน

2. เอกสารที่เกี่ยวข้องเพื่อเข้าร่วมวาระการประชุม
เอกสารที่ต้องมีก่อนวันประชุม เช่น หนังสือเชิญประชุม ร่างข้อบังคับ หนังสือมอบฉันทะ ฯลฯ แนะนำว่าลูกบ้านควรเข้าร่วมฟังและลงมติใน 3 วาระ หากไม่ได้ติดเหตุสุดวิสัยใด ๆ ซึ่งทั้ง 3 วาระ ประกอบด้วย

• วาระที่ 1 พิจารณาว่าจัดตั้งหรือไม่ ถ้ามีการจัดตั้ง ก็เข้าสู่การพิจารณาในวาระที่ 2
• วาระที่ 2 เห็นชอบข้อบังคับของหมู่บ้านที่จะนำไปจดทะเบียนต่อเจ้าพนักงานที่ดิน
• วาระที่ 3 แต่งตั้งและยื่นคำขอจดทะเบียนจัดตั้งนิติบุคคล

3. ทำการลงคะแนนเสียง
สำหรับการลงคะแนนเสียงให้ใช้ 1 แปลงเท่ากับ 1 เสียง และทั้ง 3 วาระต้องได้คะแนนเสียงมากกว่ากึ่งหนึ่งจึงถือว่าผ่านมติ ตัวแทนที่ถูกแต่งตั้งจะเป็นผู้จัดทำรายงานการประชุมและรวบรวมเอกสารที่เกี่ยวข้องตามกฎกระทรวงและอื่น ๆ

4. ยื่นคำขอต่อเจ้าพนักงานที่ดินไม่เกิน 30 วัน
ขั้นตอนสุดท้ายให้ยื่นคำขอต่อเจ้าพนักงานที่ดินไม่เกิน 30 วัน นับแต่วันมีมติ เจ้าพนักงานที่ดินจะตรวจสอบหลักฐานและพิจารณาว่าตรงตามหลักเกณฑ์ที่กำหนดหรือไม่ หากเรียบร้อยดีก็จะได้รับเอกสารและปิดประกาศตามสถานที่ต่าง ๆ ภายใน 30 วัน และถ้าไม่มีใครคัดค้าน ทางเจ้าพนักงานที่ดินก็จะรับจดทะเบียนนิติบุคคลหมู่บ้านต่อไป